emailguenther – KI-gestützte E-Mail-Automatisierung

Ihre Mitarbeiter beantworten hunderte E-Mails täglich manuell. Das muss nicht sein. emailguenther automatisiert Ihre gesamte E-Mail-Verarbeitung – vollständig integriert in Ihre bestehenden Systeme. Software und Integration, beides aus einer Hand.

Automatisiert bis zu 90% aller eingehenden E-Mails

Weniger als 10 Sekunden Reaktionszeit. Über 90% weniger manuelle Sortierung. 9 Abteilungen abgedeckt. 24/7 autonome Verarbeitung.

So funktioniert die Automatisierung

1. Kundenanfrage kommt an – Eine E-Mail landet im Posteingang, mit oder ohne Anhänge wie PDFs, Bilder oder Scans.
2. Anliegen und relevante Daten werden erkannt – Bestellnummern, Namen, Vorgänge und Dringlichkeit werden automatisch erfasst.
3. Kundendaten werden im CRM gefunden – CRM, ERP, HR-System oder ATS werden durchsucht. Bestehende Datensätze gefunden oder neue angelegt.
4. Ticket wird automatisch erstellt – Die E-Mail wird automatisch in den richtigen Abteilungsordner verschoben. Interne Teams benachrichtigt.
5. Kunde erhält sofort eine Antwort – Der Absender erhält in Sekunden eine individuelle Antwort mit Vorgangsnummer.

Funktionen

• Automatische Erkennung – Anliegen, Absender und Dringlichkeit werden sofort erkannt, unabhängig von Formulierung, Sprache oder Format.
• Anhang-Analyse – PDFs, Bilder und Scans werden automatisch per OCR und Vision KI ausgelesen. Nummern, Namen und Daten zuverlässig extrahiert.
• Automatisches Routing – Jede Mail landet im richtigen IMAP-Ordner der richtigen Abteilung. Keine manuelle Sortierung.
• System-Integration – Nahtlose Anbindung an CRM, ERP, HR-System, ATS, Ticketing und Warenwirtschaft.
• Sofortantwort – Der Absender erhält in Sekunden eine professionelle, kontextbezogene Antwort mit Vorgangsnummer.
• Vollständiges Protokoll – Jede Entscheidung dokumentiert. Klassifizierung, Systemabfragen, Aktionen und Zuständigkeiten – lückenlos.

Kein isoliertes Tool. Teil Ihrer IT-Landschaft.

Wir verbinden emailguenther direkt mit Ihren bestehenden Systemen – CRM, ERP, ATS und mehr. Sie kaufen nicht nur Software, Sie bekommen eine fertig integrierte Lösung. Unterstützte Systeme: Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, SAP, Google Workspace, Zendesk, ServiceNow, Jira, Outlook, SharePoint, Microsoft Teams, Pipedrive, Zoho CRM, Slack, Confluence, GitHub und viele mehr.

Erste Automatisierung in wenigen Wochen

So läuft ein typisches Projekt ab:

1. Demo & Analyse – Wir verstehen Ihre bestehenden E-Mail-Prozesse und Systeme.
2. Erste Automatisierung (2–4 Wochen) – Die ersten E-Mail-Workflows werden automatisiert und mit Ihren Systemen verbunden.
3. Integration Ihrer Systeme – CRM, ERP, Ticketsystem oder HR werden angebunden.
4. Schrittweise Erweiterung – Weitere Prozesse und E-Mail-Typen werden automatisiert.

Ergebnis: bis zu 90% weniger manuelle E-Mail-Bearbeitung, Antwortzeiten von Stunden auf Sekunden reduziert, keine verlorenen Anfragen mehr, automatische Dokumentation im CRM.

Use Cases – E-Mail-Automatisierung für jede Branche

Wir helfen Ihnen bei der Integration – egal welche Branche.

Versicherung

• Schadenmeldungen erkennen und Policennummern, Schadenart und Dringlichkeit automatisch erfassen
• Kfz-Schadensmeldungen mit Fahrzeugdaten aus dem Fahrzeugregister abgleichen
• Kündigungsanfragen identifizieren und Rückhaltestrategien einleiten
• Leistungsanfragen automatisch prüfen und vorläufige Deckungsbestätigungen senden
• Adressänderungen und Vertragsupdates direkt ins Bestandssystem übertragen
• Beschwerden priorisieren und an den zuständigen Kundenbetreuer weiterleiten

HR & Personal

• Bewerbungen kategorisieren, Lebensläufe extrahieren und ins ATS einspielen
• Krankmeldungen erfassen und Abwesenheitskalender automatisch aktualisieren
• Urlaubsanträge validieren und zur Genehmigung weiterleiten
• Onboarding-Anfragen neuer Mitarbeiter strukturiert verarbeiten
• Gehaltsabrechnungsanfragen klassifizieren und an die Lohnbuchhaltung übergeben
• Zeugnisanforderungen erfassen und den Erstellungsprozess anstoßen

Logistik & Transport

• Lieferstatus-Anfragen automatisch mit Tracking-Daten beantworten
• Reklamationen bei Beschädigungen erfassen und Retourenprozess einleiten
• Frachtanfragen klassifizieren und an die zuständige Disposition weiterleiten
• Zolldokumente aus Anhängen extrahieren und ins ERP übertragen
• Lieferantenkorrespondenz strukturieren und Bestellprozesse aktualisieren
• Terminanfragen für Laderampen automatisch koordinieren

Finanzen & Buchhaltung

• Eingangsrechnungen aus PDF-Anhängen extrahieren und ins ERP buchen
• Mahnungen klassifizieren und Zahlungserinnerungen automatisch versenden
• Kontoauszugsanfragen mit aktuellen Salden automatisch beantworten
• Steueranfragen kategorisieren und an den zuständigen Sachbearbeiter leiten
• Reisekostenabrechnungen extrahieren und zur Freigabe weiterleiten
• Kreditanfragen vorqualifizieren und Unterlagen anfordern

Gesundheitswesen

• Terminanfragen automatisch mit dem Kalender abgleichen und bestätigen
• Rezeptanforderungen klassifizieren und an den zuständigen Arzt weiterleiten
• Abrechnungsanfragen mit Versicherungsdaten verknüpfen und beantworten
• Befundanfragen sicher klassifizieren und Zugriff koordinieren
• Krankenhauseinweisungen vorbereiten und Dokumente anfordern
• Patientenfeedback strukturieren und ans Qualitätsmanagement übergeben

Consulting & Development – KI-Integration für Ihr Unternehmen

Wir integrieren KI in Ihre bestehenden Systeme. Analyse, Schnittstellen und vollständige Prozessintegration aus einer Hand.

Unsere Leistungen

• System-Analyse – Wir analysieren Ihre bestehende IT-Infrastruktur, identifizieren Automatisierungspotenziale und entwickeln eine maßgeschneiderte Integrationsstrategie.
• API & Schnittstellen-Entwicklung – Wir entwickeln stabile, wartbare Schnittstellen zwischen emailguenther und Ihren Systemen – REST, SOAP, Webhooks oder native SDKs.
• Microsoft 365 Integration – Exchange Online, SharePoint, Teams, Dynamics 365 und Power Platform werden nahtlos angebunden.
• Google Workspace Integration – Gmail API, Google Drive, Google Calendar und Google Sheets werden vollständig integriert.

Unser Prozess

1. Analyse-Workshop – In einem 2–4-stündigen Workshop erfassen wir Ihre Systemlandschaft, Anforderungen und Ziele.
2. Architektur & Konzept – Wir erstellen ein technisches Konzept mit Systemarchitektur und Technologie-Empfehlung.
3. Entwicklung & Integration – Agile Umsetzung in kurzen Sprints mit regelmäßigen Abstimmungen.
4. Testing & Abnahme – Umfangreiche Tests mit echten Daten und gemeinsame Abnahme.
5. Betrieb & Support – Laufender Betrieb, Monitoring, Updates und Weiterentwicklung.